Empfängerabgleich
Optimizely Campaign ermittelt die Empfänger eines Mailings und welche internen Listen dazu benutzt werden. Wenn Sie außerhalb der Optimizely Campaign Umgebung Ihren Verteiler pflegen, dann können Ihnen diese Hinweise helfen, Ihre Listen konsistent zu halten. Bei Fragen zu Funktionen und Konfigurationen Ihres Mandanten wenden Sie sich an die Kundenbetreuung
Optimizely Campaign nimmt in folgenden Modulen und Funktionen eine Validierung und einen Abgleich der Empfängerdaten vor:
- Empfängerlisten importieren
- Empfänger eines Mailings berechnen
- Mailings versenden
- Sperrliste bearbeiten
Folgende intern von Optimizely Campaign verwaltete Listen haben ebenfalls Einfluss auf die zu beschickenden Empfänger:
- Abbestell-Liste
- Bounce-Zähler
Empfängerlisten abgleichen
Dubletten
Wenn sie eine Empfängerliste importieren, überprüft Optimizely Campaign, ob zu importierende Datensätze bereits in der Liste enthalten sind. Außerdem wird geprüft, ob innerhalb der zu importierenden CSV-Datei Datensätze doppelt auftreten. Solche Datensätze werden nur einmal in die Empfängerliste importiert.
Tip
Wenn Sie die Option Empfängerliste vor dem Import leeren gewählt haben, wird kein Abgleich der Listen vorgenommen, da die Liste ja vor dem Import gelöscht wird.
Wenn Sie die Option Neue Datensätze importieren und vorhandene aktualisieren gewählt haben, werden bereits vorhandene Datensätze nicht als Dubletten behandelt, sondern mit den neuen Werten überschrieben.
Sperrliste
Alle zu importierenden Datensätze werden beim Import ebenfalls mit der Sperrliste abgeglichen. Empfänger, die auf der Sperrliste stehen, auch solche, auf die ein Platzhaltereintrag der Sperrliste zutrifft, werden nicht importiert.
Abbesteller
Abbesteller werden auf einer Abbestell-Liste geführt, die in der Regel mandantenweit gilt (jedoch nicht vererbt wird). Sie können auch empfängerlistenbasierte Abbestell-Listen erstellen, die fest mit einer Empfängerliste verknüpft sind und sich somit nicht auf andere Empfängerlisten desselben Mandanten auswirken.
Abbesteller werden nicht aus der Datenbank gelöscht und nicht erneut importiert.
Fehlerhafte Datensätze
Beim Import prüft Optimizely Campaign die E-Mail-Adressen nach formalen Kriterien:
- Die Adresse muss genau ein @-Zeichen enthalten.
- Der lokale Teil (vor dem @-Zeichen) darf nicht mit einem Punkt beginnen oder enden.
- Es dürfen keine zwei Punkte aufeinander folgen.
- Leerzeichen und folgende Sonderzeichen sind nicht gestattet: ( ) [ ] \\ ; : , < >
- Der Domänenteil (nach dem @) einer Adresse muss den Regeln des Domain Name Systems entsprechen.
Bei den zu importierenden Datensätzen müssen die Felder und die Spalten mit der Empfängerliste übereinstimmen. Fehlerhafte Datensätze werden nicht importiert.
Nicht importierte Datensätze auswerten
Nachdem Sie eine Empfängerliste importiert haben, können Sie die nicht importierten Datensätze für jede der oben beschriebenen Kategorien als CSV-Datei herunterladen. Mit diesen Dateien können Sie Ihre ursprüngliche Empfängerliste pflegen.
Abgleich beim Mailing-Versand
Wenn Sie ein Mailing starten, werden die Empfänger nach folgenden Kriterien und Algorithmen berechnet:
- Empfänger auf der Sperrliste, Abbesteller und Empfänger mit einem Bounce-Overflow werden nicht angeschrieben
- Ggf. werden Zielgruppen und maximale Empfängeranzahl berechnet.
- E-Mail-Adresse werden auf formale Richtigkeit geprüft (siehe Fehlerhafte Datensätze).
Nach dem Versand werden Rückläufer ausgewertet. Empfängeradressen, die beim Versand einen Bounce erzeugt haben, generieren eine automatische Antwort an die Absenderadresse. Diese wertet Optimizely Campaign automatisch aus. Hard- und Soft-Bounces werden separat für jeden Empfänger gezählt. Hat ein Empfänger das Bounce-Limit für Hard- oder Soft-Bounces erreicht, wird er nicht mehr angeschrieben. Solche Empfänger erscheinen weiterhin auf der Empfängerliste, werden jedoch beim Versenden übersprungen. (Siehe Bounces.)
Empfänger, die nach Empfang eines Mailings auf den Abbestell-Link geklickt haben, werden auf die Abbestell-Liste gesetzt. Diese Empfänger erscheinen weiterhin auf der Empfängerliste, werden bei zukünftigen Mailings aber nicht mehr angeschrieben. Auf der Abbestell-Liste wird zusammen mit der E-Mail auch ein Zeitstempel sowie das Mailing eingetragen, mit dem sie sich abgemeldet haben. Auf diese Weise können Abbestellungen etwa bei Beschwerden nachvollzogen werden.
Bounces abgleichen
Ein Bounce wird erzeugt, wenn die Zustellung einer bereits versendeten E-Mail an den Server der Empfängeradresse oder an das Postfach selbst nicht möglich ist. Der Absender erhält eine Benachrichtigung, dass die E-Mail nicht zugestellt werden konnte.
Soft-Bounces
Ein Soft-Bounce wird von einem temporär nicht erreichbaren Postfach erzeugt. Dies ist der Fall, wenn das Postfach voll ist und keine weiteren E-Mails empfangen kann. Sobald der Nutzer einige E-Mails löscht und wieder Speicherplatz in seinem Postfach verfügbar ist, können auch wieder E-Mails an das Postfach zugestellt werden. Soft-Bounces treten inzwischen selten auf, da der verfügbare Speicherplatz i. d. R. ausreichend dimensioniert ist.
Hard-Bounces
Ein Hard-Bounce wird erzeugt, wenn die Serveradresse oder das Postfach selbst nicht existiert. Liegt ein technisches Problem zugrunde, z. B. bei einem Serverausfall, ist der Fehler ebenfalls temporär. Ein Hard-Bounce wird auch erzeugt, wenn das Postfach selbst nicht (mehr) existiert. Das kann mehrere Ursachen haben:
- Die E-Mail-Adresse wurde falsch geschrieben (ist aber syntaktisch richtig).
- Der Benutzer hat sein E-Mail-Konto abgemeldet.
Bounce-Counter und Bounce-Limits
Bei der Konfiguration eines Mandanten werden die Bounce-Limits für Soft- und Hard-Bounces festgelegt. Standardmäßig liegt das Limit bei drei Hard-Bounces oder fünf Soft-Bounces. Sobald ein Empfänger diesen Grenzwert erreicht, erhält er keine weiteren Mailings. Der Empfänger hat dann einen so genannten Bounce-Overflow erzeugt oder ist "ausgebounct". Bounces werden für jeden Empfänger mandantenweit gezählt.
- Wie kann ich sehen, wie viele Bounces ein Empfänger erzeugt hat? Sie können keine Bounces in der Benutzeroberfläche von Optimizely Campaign abrufen. Die Anzahl der Bounces können Sie jedoch mit der Optimizely Campaign REST-API abrufen oder, wenn Sie die SOAP-API verwenden, mit der Methode getBounceCounter abfragen.
- Kann ich Empfänger, die einen Bounce-Overflow erzeugt haben, einsehen? Sie können keine Bounces in der Benutzeroberfläche von Optimizely Campaign abrufen. Sie können jedoch die Spezialfunktion Empfänger nach Kategorie exportieren nutzen, mit der Sie die ausgebouncten Empfänger als CSV-Datei herunterladen können. Wenden Sie sich dazu an die Kundenbetreuung. Ob ein Empfänger das Bounce-Limit überschritten hat, können sie mit der Optimizely Campaign REST-API abfragen oder, wenn Sie die SOAP-API verwenden, mit der Methode isBounceCounterThresholdExeeded.
- Kann ich die Bounces eines Empfängers zurücksetzen? Sie können keine Bounces in der Benutzeroberfläche von Optimizely Campaign zurücksetzen. Wenn Sie die Bounces zurücksetzen möchten, wenden Sie sich an die Kundenbetreuung Sie können jedoch mit der Optimizely Campaign REST-API Bounces zurücksetzen oder, wenn Sie die SOAP-API verwenden, mit der Methode resetBounceCounter.
- Wenn ein E-Mail-Konto nicht erreichbar ist, ist es doch eigentlich egal, ob und wie oft ich Mailings an diese Adresse schicke. Möglicherweise ist es irgendwann wieder aktiv? In der Theorie stimmt das natürlich, in der Praxis hat es jedoch durchaus negative Folgen, wenn Sie eine nicht verfügbare oder womöglich nicht (mehr) existierende E-Mail-Adresse immer wieder anschreiben. Werden von einem Versender zu viele nicht verfügbare E-Mail-Adressen zu oft angeschrieben, wird der Versender vom Internet-Dienstanbieter auf eine Sperrliste gesetzt und E-Mails von diesem Versender als Spam behandelt. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, nach drei beziehungsweise fünf Bounces den Empfänger nicht mehr anzuschreiben.
Sperrlisten abgleichen
Sperrlisten enthalten Empfänger, die auf keinen Fall angeschrieben werden sollen oder dürfen. Dazu zählen Empfänger, von denen Beschwerden kamen, aber auch bekannte Spam-Fallen und "postmaster"-Accounts, über die jedes E-Mail-Konto standardmäßig verfügt.
Sperrlistenhierarchie und -vererbung
Je nach Mandantenstruktur kann es sein, dass Ihr Mandant über eine oder mehrere Sperrlisten verfügt. Sperrlisteneinträge werden von Hauptmandanten an Untermandanten vererbt. Möglicherweise besitzen Sie keine Berechtigungen für den Hauptmandanten und können auch dessen Sperrliste nicht einsehen. Die Sperrliste des Hauptmandanten gilt jedoch immer auch für den Untermandanten.
Platzhalter
Sperrlisten arbeiten im Gegensatz zu Empfängerlisten mit Platzhaltern. Es kann daher sein, dass ein Empfänger, den Sie importieren wollen, als gesperrt markiert wird, obwohl die E-Mail-Adresse des Empfängers nicht auf der Sperrliste steht. In diesem Fall greift eine Platzhalterregel, die beispielsweise alle Empfänger einer Domain sperrt.
- Kann ich eine Sperrliste auch nur für eine Empfängerliste festlegen? Nein. Eine Empfängerliste ist immer mandantenweit gültig.
- Kann ich die Sperrlisteneinträge von übergeordneten Sperrlisten einsehen? Sie benötigen die Berechtigung für den übergeordneten Mandanten.
- Kann ich die Vererbung einer Sperrliste auf Untermandanten umgehen oder Ausnahmen definieren? Nein. Sperrlisteneinträge werden grundsätzlich an alle Untermandanten vererbt. Sie können diese Vererbung nicht umgehen. Es ist nicht möglich, Ausnahmen für Sperrlisteneinträge zu definieren.
Abbestell-Listen abgleichen
Empfänger, die sich aus einem Mailing austragen und dazu einen Abbestell-Link oder ein Abmeldeformular nutzen, werden als abbestellt markiert. Sie sind jedoch weiterhin in der Empfängerliste sichtbar und werden nicht gelöscht. Beim Versenden werden diese Empfänger herausgefiltert.
- Kann ich die Abbestell-Liste meines Mandanten einsehen? Sie können keine Abbestell-Listen in der Benutzeroberfläche von Optimizely Campaign einsehen. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, Abbesteller abzufragen:
- Mit dem Spezialmodul Abbesteller herunterladen können Sie die Abbestell-Liste aus der Benutzeroberfläche als CSV-Datei herunterladen. Wenden Sie sich dazu an die Kundenbetreuung.
- Wenn Sie die REST-API verwenden, können Sie mit der GET-Methode Informationen über alle Abbesteller abfragen.
- Wenn Sie die SOAP-API verwenden, können Sie mit den Methoden contains und containsAll abfragen, ob ein oder mehrere Empfänger auf der Abbestell-Liste stehen.
- Kann ich eine Abbestell-Liste so konfigurieren, dass sie nur für eine Empfängerliste gültig ist? Ja. Sie können eine empfängerlistenbasierte Abbestell-Liste einrichten. Ob eine empfängerlistenbasierte Abbestell-Liste sinnvoll ist, hängt von der Mandantenstruktur und den Empfängerlisten ab, die Sie benutzen. Wenden Sie sich dazu an die Kundenbetreuung.
- Kann ich über die Benutzeroberfläche von Optimizely Campaign einen Empfänger auf die Abbestell-Liste setzen oder von der Abbestell-Liste entfernen?
 Nein. Nur der Empfänger kann den Abbestellvorgang durchführen. Um eine Abbestellung rückgängig zu machen, muss der Empfänger sich neu anmelden (je nach Konfiguration mit Opt-In).
- Kann ich einen Empfänger abmelden, indem ich ihn aus der Empfängerliste lösche?
 Wenn Sie einen Empfänger aus einer Empfängerliste löschen, erhält er keine weiteren Mailings über diese Liste. Steht der Empfänger in mehreren Listen, erhält er weiterhin Mailings über andere Empfängerlisten, aus denen er nicht entfernt wurde.
Note
Sie sollten keine Empfänger aus einer Empfängerliste löschen, da die Abmeldung nicht protokolliert wird und der Empfänger versehentlich, z. B. beim Empfängerimport, wieder zu einer Empfängerliste hinzugefügt werden kann. Das wiederum kann eine Abmahnung zur Folge haben, wenn dieser Empfänger trotz Abmeldung erneut Mailings erhält.
- Meine Empfängerliste wird von mir selbst gepflegt und vor jedem Versand in Optimizely Campaign importiert. Was muss ich beachten?
 Stellen Sie sicher, dass Sie ausschließlich aktive Empfänger in die Empfängerliste importieren. Abbesteller importieren Sie in die Abbestell-Liste, damit der Abgleich vor dem Versand erfolgen kann. Sie können außerdem über speziell eingerichtete Jobs/Services Abbestell-Listen beziehungsweise multiple Listen importieren. Sie können diese Jobs/Services nicht über die Benutzeroberfläche von Optimizely Campaign aufrufen. Die entsprechenden Listen werden per SFTP auf den Optimizely Campaign Server übertragen und der Import in den Mandanten automatisch vorgenommen:
- Abbestell-Liste importieren. Importieren Sie Ihre lokale Abbestell-Liste in die Abbestell-Liste Ihres Mandanten.
- Empfänger einschließlich Abbesteller importieren. Importieren Sie eine einzelne Empfängerliste, die sowohl aktive Empfänger für verschiedene Empfängerlisten als auch Abbesteller enthält. Der Status des Empfängers beziehungsweise die Liste, in die importiert werden soll, muss in einer gesonderten Spalte der Empfängerliste eingetragen sein. Auf diese Weise erhalten Sie stets konsistente Listen.
Tip
Um die Jobs/Services zu konfigurieren, wenden Sie sich an die Kundenbetreuung Die zu importierenden Dateien müssen einen definierten Namen haben und per SFTP in ein definiertes Verzeichnis abgelegt werden.