Empfängerdaten synchronisieren

Die im CRM enthaltenen Daten sollen individuell über Reports, Marketing-Listen oder vergleichbare Filter in Empfängerlisten in Optimizely Campaign kopiert werden. Eine Übertragung kann hier etwa einmal täglich stattfinden.

Wenn Sie das Kampagnenmanagement in Optimizely Campaign vornehmen möchten, müssen Sie die Empfängerdaten aus Ihrem CRM in reguläre Empfängerlisten in Optimizely Campaign kopieren. Je nach Ihren Anforderungen und der Datenstruktur Ihres CRM können Sie feste Formate für den Export definieren. Die Anwender des CRM können Kontakte, Leads beziehungsweise Accounts über Reports oder Marketing-Listen filtern, die anschließend automatisiert und regelmäßig an Optimizely Campaign übertragen werden. Ausgehend von einer Datenbasis in Ihrem CRM können auf diese Weise unterschiedliche Empfängerlisten in unterschiedlichen Mandanten in Optimizely Campaign gefüllt werden. Die so übertragenen Empfängerdaten können dann für Smart Campaigns und allen anderen Funktionen von Optimizely Campaign genutzt werden.

In der Praxis haben sich inkrementelle Export-Verfahren als weniger robust herausgestellt. Sie sollten einmal täglich die Liste leeren (Methode clear des RecipientWebservice) und vollständig neu befüllen (Methode addAll3 des RecipientWebservice).

Vor der Datenübertragung werden alle Abbestellungen und Bounces aus Optimizely Campaign in das CRM importiert. Dies erfolgt über zwei CSV-Dateien (Bounces und Abbestellungen), die über SOAP von Optimizely Campaign abgerufen werden. Hiermit wird vermieden, dass beim Kopiervorgang abgemeldete und ausgebouncte Abonnenten erneut in die Empfängerliste gelangen.

Response-Daten werden asynchron durch regelmäßig laufende Jobs aufbereitet (standardmäßig einmal täglich). Es können je nach Ihren Anforderungen auch kürzere Intervalle konfiguriert werden. Die Lebensdauer der Response-Daten wird zwischen 14 und 30 Tagen eingestellt. Bei der Nutzung der Closed-Loop-Schnittstelle wird die Empfängerliste nach einem gewissen Zeitraum recycelt. Response-Datensätze sind zwar noch vorhanden, können aber nicht mehr eindeutig zugeordnet werden.

Werden Empfängerdaten aus synchronisierten Empfängerlisten für Kampagnen in Optimizely Campaign genutzt, ist der jeweilige Kampagnenkontext im CRM unbekannt. Daher ergibt es in der Regel keinen Sinn, Informationen wie Öffnungen oder Klicks dem CRM im Rückkanal zur Verfügung zu stellen. Sofern das CRM in der Lage ist, diese Daten zu verarbeiten, können sie zur Verfügung gestellt werden.

Bounces und Abbestellungen hingegen beziehen sich auf Entitäten wie Kontakt, Lead oder Account im CRM. Diese Daten werden bereitgestellt und müssen vom CRM verarbeitet werden. Der zugehörige Bounce-Status oder das Werbeeinverständnis muss dann an den zugehörigen Entitäten entsprechend gesetzt werden.

Ist ein Response-Datenstrom konfiguriert, werden die Response-Daten immer für alle Mailings eines Mandanten exportiert. Diese können in Ihr CRM importiert werden. Hierbei ist unerheblich, ob eine E-Mail über die HTTP-API, als Kampagnen-E-Mail über Closed-Loop oder als eigenständiges Mailing in Optimizely Campaign versendet wurde. Für Kampagnenreaktionen, die im CRM keine Kampagne haben, würden die Öffnungen und Klicks dementsprechend ignoriert.